Das teuerste am Satz ist meistens die Datennormalisierung. Das gilt um so mehr, wenn nicht nur ein Printprodukt, sondern auch elektronische Produkte erzeugt werden sollen. Um Normalisierungs- und Konvertierungskosten zu sparen, sollte man die Daten an mehreren Stellen im Prozess prüfen.

Manuskriptdaten

Während Pre-Flight-Checks für Print-PDFs am Ende des Prozesses selbstverständlich sind, fehlen zu Beginn des Prozesses häufig geeignete Werkzeuge. Viele Verlage haben eigene Word-Vorlagen und eigene XML-DTDs. Manchmal erfolgt in der Word-Vorlage bereits eine Überprüfung im Hinblick auf Konvertierbarkeit in die XML-Struktur.

Jedoch besteht beim Entwurf von Dokumentvorlagen mit Prüfmechanismen immer ein Zielkonflikt: man möchte einerseits gewisse Dinge wie z. B. Hierarchiesprünge verhindern. Andererseits muss eine breite Palette von Manuskripten mit derselben Vorlage ausgezeichnet werden können, und es gibt immer irgendwelche Ausnahmen. Die Vorlage darf also einerseits nicht zu streng, aber auch nicht zu liberal sein.

Manuskriptauszeichnungsanforderungen können sich auch von Reihe zu Reihe unterscheiden. Man möchte aber nicht für jede Reihe eine eigene Vorlagenvariante pflegen müssen. Außerdem können mit der Zeit neue oder angepasste Regeln erforderlich werden. Dann hat man das Problem, dass man Autoren, die die alte Vorlage verwenden, dazu bewegen muss, diese durch die neue zu ersetzen.

Schließlich überprüft häufig niemand, ob die Regeln tatsächlich eingehalten wurden und ob die Autoren überhaupt die Vorlage verwendet haben. Die Daten werden ungeprüft dem Dienstleister übergeben, bei dem dann Normalisierungskosten entstehen.

Nach unserer Erfahrung ist es oft sinnvoll, Autoren mit einer ganz generischen Wordvorlage arbeiten zu lassen und die Einhaltung von Richtlinien, auch von publikationsspezifischen, serverseitig nach dem Hochladen der Datei zu überprüfen. Fehler und Warnungen können in der Worddatei als Kommentare kenntlich gemacht werden (siehe Screenshot der DIN-Normenprüfung). Selbst wenn man den Autoren eine solche Prüfung nicht zumuten mag, ist sie für Hersteller, Copy-Editoren oder Lektoren im Verlag nützlich. Denn dann kann man leicht die Qualität der eigenen Arbeit überprüfen bzw. bei externer Produktion eine nachvollziehbare Grundlage für Zeit- und Kostenabschätzungen schaffen.

Digitalisierte Daten

Standardisierbare und kostensensible Digitalisierungsaufträge mit einer bestimmten Mindestgröße vergibt le-tex häufig an Subkontraktoren aus Mittel- und Osteuropa oder Asien. Insbesondere die Tabellenerfassung war lange Zeit schwierig qualitätszusichern, da die Dienstleister sich zunächst in die unterschiedlichen XML-Dialekte der Kunden einarbeiten mussten (z. B. in Bezug auf das zulässige Inline-Markup von CALS-Tabellen) und sie häufig nicht über Mittel zur visuellen Qualitätssicherung der XML-Dialekte verfügten.

le-tex setzt deswegen bei der Neuerfassung auf XHTML-Tabellen, die aber zusätzlichen strengen Regeln genügen müssen, damit sie eindeutig in die jeweiligen XML-Zielformate konvertiert werden können. Die Einhaltung dieser Regeln kann jeder Dienstleister mit einem frei verfügbaren Schematron-Prüfskript überprüfen. Außerdem ermöglicht XHTML die unmittelbare visuelle Qualitätskontrolle im Browser.

Ähnliche Importprüfungen existieren für Bild- und LaTeX-Daten. Hauptunterschied zur Manuskriptprüfung ist, dass man Dienstleistern etwas technischer kommen darf als Autoren.

Satzdaten

Wenn aus InDesign-Daten, die ein Satzbetrieb liefert, automatisch hochwertige XML-Dateien oder EPUBs erstellt werden sollen, müssen die Daten bestimmten Kriterien genügen, z. B. im Hinblick auf die Verwendung von Formatvorlagen.

le-tex bietet auch hierfür Online-Prüfdienste. Diese werden auf die jeweiligen Kundenworkflows angepasst und ergänzen die druckbezogenen Pre-Flight-Prüfungen komplementär um eine Überprüfung auf Strukturierbarkeit. Dadurch stellen sie eine Alternative zu InDesign-XML-Workflows dar, die i.d.R. teurer sind als konventioneller Satz und die an vielen Stellen Kompromisse erfordern.